Como cadastrar um empregado?

Neste artigo, vamos mostrar como cadastrar um novo empregado, detalhando cada campo essencial para garantir que todos os dados estejam completos e ajustados às necessidades da sua empresa. Com um cadastro bem estruturado, você terá armazenado todos os dados cadastrais do seu colaborador, relevantes para uma boa gestão da folha, marcação de pontos e a organização de benefícios, promovendo uma experiência de trabalho ainda mais eficiente.

Passo a passo:

1. Acesse o módulo

   No menu superior do site Gestão, clique em cadastros. Depois clique em empregado.

2. Inicie um novo cadastro

   Para adicionar um novo colaborador, clique em criar novo empregado.

   

3. Preencha os campos principais

• Nome: Insira o nome completo do empregado.

  Para a exportação correta do AFD, o nome deve ter no máximo 25 caracteres.

• Código: Insira um código para identificar o colaborador, como a matrícula ou um número interno utilizado pela sua empresa. Esse campo é especialmente importante se houver integração com outros sistemas, pois o código deve ser o mesmo utilizado nesses sistemas.

  Para levar informações de apontamentos de um sistema para o outro, é essencial que seja o mesmo código registrado no sistema de folha de pagamento, garantindo consistência e correta sincronização dos dados.

• PIN para registro do ponto: O PIN deve ter no mínimo 4 dígitos e ser único para cada empregado.

  Recomendamos usar a matrícula ou dígitos do CPF para facilitar a padronização.

• CPF: Insira o CPF do empregado.

• Dia de início da folha: Defina o primeiro dia de apuração da folha de ponto.

  Exemplo: Se o campo for preenchido com "1", a folha de ponto será calculada do dia 1 a 31.

• Sincronizar com o REP-P: Ative essa opção para sincronizar com o REP-P, que registra os pontos e gera arquivos como o AFD e o comprovante de ponto. Essa configuração é essencial para que o colaborador possa registrar o ponto, seguindo as diretrizes da vigente Portaria MTP nº 671/2021.

4. Complete os campos dentro de cada seção

As próximas informações a serem preenchidas estão dentro de seções. Vamos passar por cada seção.

Campos que são de preenchimento obrigatório possuem um * .

4.1. Dados de trabalho

• Empregador: Selecione o empregador ao qual o colaborador está vinculado.

• Local de trabalho: Informe o local de trabalho do colaborador.

  É importante garantir que o empregador selecionado também esteja incluído no cadastro do local de trabalho, permitindo uma associação correta entre o empregador e o local de trabalho.

• Regra de cálculo: Defina a regra de cálculo que se aplica ao colaborador.
• Regra de banco de horas: Caso o colaborador utilize banco de horas, selecione a regra de banco de horas. A regra de banco de horas deve ter sido parametrizada previamente.
• Data de Admissão: Informe a data de contratação.

• Data de início de banco de horas: Informe a data que deverá iniciar o banco de horas do colaborador (se houver regra de banco de horas selecionada).

  Se o campo não estiver preenchido, o banco de horas iniciará a partir da data de admissão.

4.2. Escala

• Escala: Selecione a escala do colaborador, que deve ter sido previamente cadastrada.

• Calendário: Primeiro, informe a "data inicial da escala", que será o primeiro dia em que o colaborador começará a registrar o ponto. Assim que definir a data, a escala escolhida aparecerá abaixo, com uma prévia do calendário começando a partir desse dia inicial.

  Caso o colaborador não registre ponto a partir da data inicial informada, será gerada falta ou débito no banco de horas, conforme as regras aplicáveis. Então será necessário o preenchimento manual dos pontos nos dias não registrados.

  ⚠️ Atenção: Verifique no calendário se as folgas estão alocadas nos dias corretos da semana. Caso a escala não comece em uma segunda-feira, selecione a jornada (na escala) correspondente ao dia inicial da semana do colaborador.

  Exemplo: Se a data inicial for uma terça-feira, escolha a 2ª jornada na escala, ajustando corretamente para a escala inicie na terça-feira.

4.3. Configuração de ponto e benefícios

Nesta seção, você encontra configurações opcionais para o registro de ponto do colaborador. Algumas opções são recomendadas para uma gestão de ponto mais eficiente; no entanto, habilite apenas aquelas que atendam às necessidades específicas da empresa:

• Registra ponto em qualquer local de trabalho: Permite que o colaborador registre ponto em locais diferentes do que foi vinculado ao seu cadastro.
• Gravar ponto com foto no aplicativo: Ao registrar o ponto pelos aplicativos, uma foto do colaborador é capturada e vinculada ao registro.
• Registrar horário de pausa automaticamente: Se deseja que o colaborador registre apenas os pontos de entrada e saída, habilite esta opção. O sistema registrará automaticamente as pausas e retornos conforme a jornada esperada.
• Possui vale refeição: Ative esta opção caso a empresa forneça o benefício. O sistema calculará a quantidade de vales-refeição devida ao colaborador para o período desejado. Acompanhe essas informações pelo relatório R18.
• Possui vale transporte: Habilite se a empresa paga o vale-transporte ao colaborador. Assim, o sistema calculará a quantidade a ser paga no período desejado, com dados acessíveis também no relatório R18.

Além dessas, há outras configurações que podem ser feitas. Este artigo explica sobre todas as opções disponíveis. Em caso de dúvidas, entre em contato com o Suporte.

4.4. Campos opcionais

Aqui, você pode adicionar informações complementares sobre o colaborador. Embora não sejam obrigatórios para o funcionamento do sistema, esses campos ajudam a centralizar informações úteis, facilitando o acesso a dados mais completos sobre cada colaborador em um único lugar.

Recomendamos o preenchimento dos seguintes campos para garantir que outras áreas do sistema e relatórios contenham informações completas:

• E-mail: Endereço eletrônico do colaborador. Se inserido, o campo correspondente será preenchido automaticamente ao criar o usuário do funcionário.
• RG: Número do Registro Geral (identidade).
• PIS: Número do Programa de Integração Social, obrigatório para registros oficiais e cálculos trabalhistas. Alguns relatório não serão emitidos corretamente se o PIS não estiver preenchido.
• Função: Cargo ou posição ocupada pelo colaborador. A função aparece na folha e espelho de ponto.

4.5. Campos customizáveis e Campos customizáveis da folha

Essas seções permitem criar novos campos para armazenar informações específicas dos colaboradores, conforme as necessidades da empresa. Por exemplo, é possível adicionar um campo para registrar o nome social do colaborador, entre outros dados personalizados que auxiliem na gestão e no acompanhamento.

5. Finalize o Cadastro

Após preencher todos os campos, clique em criar empregado.

Pronto! Seu colaborador está devidamente cadastrado no sistema, e apto a registrar o ponto. Com o cadastro criado, a folha de ponto do colaborador será gerada automaticamente, ajudando você a acompanhar os registros de maneira prática e eficiente.