Como criar ou atualizar cadastros de usuários em lote via importação de planilha?

Cadastrar ou atualizar múltiplos usuários manualmente pode ser um processo demorado. Para simplificar essa tarefa, a Pontotel oferece a funcionalidade I05 - Importadores de Arquivos, que permite realizar a criação e atualização em massa de cadastros de empregados e usuários de forma ágil e eficiente. Neste artigo, vamos explicar como usar essa ferramenta para otimizar o seu processo de importação.

⚠️Aviso: Este importador não é aplicável caso sua empresa possua integração de cadastros ativa com outros sistemas, como Sankhya ou similares.

Passo a passo:

1. Acesse o módulo

   No menu superior do site Gestão, clique em cadastros. Depois clique em relatórios e registros. Na lista de "importadores", selecione a opção I05 - Importadores de arquivos (Empregados e Usuários).

   

2. Faça os filtros necessários

• Em "tipo de importação", selecione a opção Usuários.

  

• Logo abaixo, selecione a extensão do arquivo desejada para fazer o download da planilha modelo para preenchimento das informações.

  

  💡 Dica: O programa Excel aceita todas as extensões mencionadas. No entanto, planilhas em formato CSV não possuem formatação visual, o que pode dificultar a leitura. Por isso, recomendamos testar inicialmente as outras extensões. Para versões mais recentes do Excel, a extensão "xlsx" é a mais indicada.

3. Preencha a planilha modelo

• Na planilha de Excel, terão 3 abas de navegação: Cadastrar, Atualizar e Desativar. Os dados serão adicionados a partir da linha 4 da planilha.

⚠️ Atenção:

Certifique-se de que as células da planilha estejam configuradas no formato "Texto". Antes de inserir os dados dos funcionários, ajuste o formato das células para evitar erros durante a importação do arquivo e garantir que as informações sejam processadas corretamente pelo sistema.

Para cadastrar

Para criar novos cadastros de usuários, utilize a aba "Cadastrar" da planilha. Nessa aba, insira as informações dos acessos de colaboradores que precisam acessar a plataforma. Preencha todos os campos necessários, garantindo que as informações estejam corretas para que o cadastro seja realizado com sucesso.

⚠️ Atenção:

• O cadastro só será concluído se todos os campos forem preenchidos corretamente. Verifique os dados antes de iniciar a importação para evitar falhas no processo.
• Antes de inserir as informações, leia atentamente na linha 2 da planilha. Ela contém orientações importantes sobre como cada campo deve ser preenchido corretamente.

3.1. As colunas A a D são campos de preenchimento obrigatório. Sem as informações nas células dessas colunas, a criação do cadastro não ocorrerá.

• Coluna A | Nome: Insira o nome completo (ou nome e sobrenome) do colaborador que utilizará o usuário.
• Coluna B | E-mail: Informe o e-mail do usuário que será usado para fazer login na plataforma. Pode ser um e-mail real para que o colaborador receba notificações e consiga recuperar a senha, ou um e-mail fictício, caso não haja necessidade de comunicação direta.
• Coluna C | Senha: Informe uma senha de pelo menos 8 caracteres. Esta senha será utilizada para fazer o login nas plataformas.
• Coluna D | Permissões: Defina o nível de acesso que o usuário terá dentro do sistema, selecionando umas das permissões previamente cadastradas. Inicialmente, você terá as seguintes permissões para uso: RH, Funcionario, Gerente e Supervisor. Entenda mais sobre as permissões nesse artigo.

3.2. As colunas E a G são campos opcionais, mas fornecem dicas valiosas para a correta inserção dos dados, especialmente no que diz respeito às permissões de gestores (que só tem acesso a um ou mais locais de trabalho, mas não todos). Vale ressaltar que, embora sejam opcionais, alguns campos podem se tornar obrigatórios, dependendo da permissão que o usuário terá dentro do sistema.

3.3. As colunas H a M também são campos opcionais, mas alguns pontos são importante serem mencionados:

• O PIN (coluna H) deve ser preenchido se o colaborador já tiver um cadastro de empregado no sistema.
• Embora não seja obrigatório, recomendamos preencher o CPF (coluna I), especialmente se o usuário já tiver um cadastro de empregado ou for desempenhar funções de gestão na plataforma.

Para atualizar

Para atualizar os cadastros dos usuários em lote, utilize a aba "Atualizar" da planilha. Nela, insira os dados dos colaboradores que precisam ser modificados.

💡 Dica: Essa funcionalidade é especialmente útil quando você cria uma nova permissão e deseja aplicá-la a vários usuários já cadastrados.

⚠️ Atenção:

• O cadastro só será concluído se todos os campos forem preenchidos corretamente. Verifique os dados antes de iniciar a importação para evitar falhas no processo.
• Antes de inserir as informações, leia atentamente na linha 2 da planilha. Ela contém orientações importantes sobre como cada campo deve ser preenchido corretamente.

3.1. A coluna B é um campo de preenchimento obrigatório. Sem a informação na célula corespondente, a atualização do cadastro não ocorrerá.

3.2. As demais colunas possuem preenchimento opcional. Caso sejam preenchidas, as novas informações substituirão os dados existentes no cadastro. Certifique-se de seguir as mesmas orientações apresentadas na seção "Para cadastrar".

Para desativar

Para desativar usuários em massa, utilize a aba "Desativar" na planilha. Dessa forma, os usuários indicados serão desabilitados e não terão mais acesso ao sistema.

3.1. No único campo obrigatório (coluna A), insira o e-mail do usuário que deseja desativar. Certifique-se de que a informação esteja exatamente como registrada no sistema, incluindo pontos e outros caracteres. Qualquer divergência poderá resultar em falha na importação da linha correspondente.

4. Salve as informações

   Depois de preencher a planilha de acordo com o objetivo definido, salve o arquivo. Se estiver utilizando o programa Excel, clique em "Arquivo", e depois em "Salvar", ou aperte as teclas CTRL + S.

5. Importe o arquivo

• Retorne ao site Gestão, no mesmo local instruído no item 1, e selecione novamente a opção I05 - Importadores de arquivos (Empregados e Usuários).

• Clique no campo abaixo, e selecione o arquivo no seu computador com as informações preenchidas.

  

• Finalize clicando em importar.

  

6. Confira as informações importadas

   Aguarde o processo de importação da planilha ser finalizado.

   

   Quando o processo for concluído, será gerado um relatório com o feedback da importação. Certifique-se de que o usuário foi criado ou atualizado.

Agora que você aprendeu como criar, atualizar e desativar usuários de forma rápida e eficiente através da importação do I05, a gestão de acessos na plataforma Pontotel se torna mais prática e otimizada. Seguindo os passos corretamente e preenchendo as informações com atenção, você evita erros e garante que os acessos sejam configurados com precisão no sistema.

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