Como criar ou atualizar cadastros de empregados em lote via importação de planilha?

Atualizar ou cadastrar vários empregados de forma manual pode ser trabalhoso. Para facilitar esse processo, a Pontotel conta com a fucionalidade I05 - Importadores de Arquivos, que permite a criação e atualização em massa dos cadastros de empregados e usuários de maneira rápida e prática. Neste artigo, vamos mostrar como utilizar essa ferramenta.

⚠️Aviso: Este importador não é aplicável caso sua empresa possua integração de cadastros ativa com outros sistemas, como Sankhya ou similares.

Passo a passo:

1. Acesse o módulo

   No menu superior do site Gestão, clique em cadastros. Depois clique em relatórios e registros. Na lista de "importadores", selecione a opção I05 - Importadores de arquivos (Empregados e Usuários).

   

2. Faça os filtros necessários

• Em "tipo de importação", selecione a opção Empregados.

  

• Logo abaixo, selecione a extensão do arquivo desejada para fazer o download da planilha modelo para preenchimento das informações.

  

  💡 Dica: O programa Excel aceita todas as extensões mencionadas. No entanto, planilhas em formato CSV não possuem formatação visual, o que pode dificultar a leitura. Por isso, recomendamos testar inicialmente as outras extensões. Para versões mais recentes do Excel, a extensão "xlsx" é a mais indicada.

3. Preencha a planilha modelo

• Na planilha de Excel, terão 3 abas de navegação: Cadastrar, Atualizar e Demitir. Os dados serão adicionados a partir da linha 4 da planilha.

⚠️ Atenção:

Certifique-se de que as células da planilha estejam configuradas no formato "Texto". Antes de inserir os dados dos funcionários, ajuste o formato das células para evitar erros durante a importação do arquivo e garantir que as informações sejam processadas corretamente pelo sistema.

Para cadastrar

Para criar novos cadastros de empregados, utilize a aba "Cadastrar" da planilha. Nessa aba, insira as informações dos colaboradores que precisam ser incluídos no sistema. Preencha todos os campos necessários, garantindo que as informações estejam corretas para que o cadastro seja realizado com sucesso.

⚠️ Atenção:

• O cadastro só será concluído se todos os campos forem preenchidos corretamente. Verifique os dados antes de iniciar a importação para evitar falhas no processo. Campos como Local de Trabalho (coluna E) e Empregador (coluna F) precisam ser preenchidos exatamente como estão registrados no sistema, incluindo pontos, espaços e demais caracteres. Qualquer divergência pode causar falha na importação da linha correspondente.
• Antes de inserir as informações, leia atentamente na linha 2 da planilha. Ela contém orientações importantes sobre como cada campo deve ser preenchido corretamente.

3.1. As colunas A a L (com exceção da coluna G), são campos de preenchimento obrigatório. Sem as informações nas células dessas colunas, a criação do cadastro não ocorrerá.

3.2. As colunas G e M a AN são de preenchimento opcional e não interferem diretamente na criação do cadastro. No entanto, quanto mais informações forem adicionadas, mais completo será o registro do colaborador. Vale destacar que alguns campos têm impacto em outras áreas da plataforma e, por isso, são importantes de serem preenchidos, como o PIS (coluna T) e a Função (coluna U).

• Atenção ao preenchimento de algumas colunas:
  • Coluna G: este campo pode se tornar obrigatório caso o cadastro do empregador escolhido contenha a informação de CEI, CNO ou CAEPF.
  • Coluna J: ela define o dia da semana em que a escala será iniciada. Por exemplo, o número 0 corresponde à segunda-feira, enquanto o número 6 representa o domingo. É essencial que o dia da semana seja corretamente associado ao número correspondente para garantir que a escala inicie no dia desejado.
  • Colunas Y a AN: são configurações opcionais para o registro de ponto do colaborador. Algumas opções são recomendadas para uma gestão de ponto mais eficiente, no entanto, habilite apenas aquelas que atendam às necessidades específicas da empresa. Você poderá ver nossa recomendação no item 4.3 do artigo "Como cadastrar um empregado?"

3.3. As colunas AO a AS tem o preenchimento opcional, mas estratégico. Essas colunas estão relacionadas à criação do usuário, ou seja, ao acesso do colaborador à plataforma, seja para registrar o ponto ou realizar atividades de gestão. Ao inserir essas informações, o cadastro do empregado será automaticamente vinculado a um usuário para acesso ao sistema, facilitando o processo de integração e uso da plataforma.

• Atenção ao preenchimento da coluna AO, pois é um campo de extrema importância. Para permitir que os colaboradores registrem o ponto nos aplicativos ou no sistema da Pontotel, insira "S" no campo "Sincronizar com REP-P".

Para atualizar

Para atualizar os cadastros dos empregados em lote, utilize a aba "Atualizar" da planilha. Nela, insira os dados dos colaboradores que precisam ser modificados.

⚠️ Atenção:

• A atualização considera que os cadastros dos empregados já estão presentes no sistema Gestão.
• Certifique-se de preencher corretamente tanto os campos obrigatórios quanto os opcionais para evitar falhas no processo de importação.

3.1. Somente a coluna A é obrigatória para a inclusão, pois ela serve para identificar qual cadastro deve ser atualizado no sistema. Preencha esta coluna com o PIN do empregado, exatamente como está registrado no sistema.

3.2. As demais colunas possuem preenchimento opcional. Caso sejam preenchidas, as novas informações substituirão os dados existentes no cadastro. Certifique-se de seguir as mesmas orientações apresentadas na seção "Para cadastrar".

Para desligar

Para realizar o desligamento de vários empregados, selecione a aba "Demitir" na planilha. Siga os passos abaixo para realizar o processo de desligamento sem erros.

3.1. Preencha as colunas A a E, para que a importação do desligamento do cadastro ocorra.

• Coluna A: Preencha com o PIN do cadastro do empregado.
• Coluna B: Caso o desligamento deva ocorrer no dia da importação ou em dias posteriores, preencha com "S". Caso o desligamento tenha ocorrido em dias anteriores ao da importação da planilha, preencha com "N".
• Coluna C: Caso o colaborador trabalhou ou irá trabalhar no dia em que foi/será desligado, preencha com "S".
• Coluna D: Preencha o dia do desligamento, no formato dd/mm/aaaa.
• Coluna E: Preencha o motivo do desligamento, selecionando uma das opções predefinidas no sistema: "desligamento", "pediu desligamento", "falecimento" ou "outro".

4. Salve as informações

   Depois de preencher a planilha de acordo com o objetivo definido, salve o arquivo. Se estiver utilizando o programa Excel, clique em "Arquivo", e depois em "Salvar", ou aperte as teclas CTRL + S.

5. Importe o arquivo

• Retorne ao site Gestão, no mesmo local instruído no item 1, e selecione novamente a opção I05 - Importadores de arquivos (Empregados e Usuários).

• Clique no campo abaixo, e selecione o arquivo no seu computador com as informações preenchidas.

  

• Finalize clicando em importar.

  

6. Confira as informações importadas

   Aguarde o processo de importação da planilha ser finalizado.

   

   Após concluir a importação, verifique se o cadastro do empregado foi criado, atualizado ou se a demissão foi registrada corretamente.

Agora que você aprendeu como criar, atualizar e desligar cadastros de empregados de forma rápida e eficiente através da importação do I05, o processo de gestão de registros de funcionários na plataforma Pontotel se torna muito mais ágil. Ao seguir os passos e garantir que os dados estejam corretamente preenchidos, você evita erros e assegura que todas as informações sejam refletidas com precisão no sistema.

Para mais dúvidas ou assistência, nossa Equipe de Suporte está à disposição para ajudar!