Como importar ou atualizar cadastros de empregados dentro do sistema de gestão Pontotel?
⚠️Aviso importante⚠️
ESTE IMPORTADOR NÃO SE APLICA PARA CLIENTES COM INTEGRAÇÃO DE CADASTROS ATIVA (Sankhya ou outros sistemas)
A criação e atualização dos cadastros de empregados ficou mais rápida e mostraremos neste artigo como importar cadastros de usuários para dentro do sistema de gestão Pontotel.
Para importar ou atualizar usuários, utilize o tipo de importação "Empregados" e realize o download da planilha de Excel para iniciar a inclusão ou atualização dos cadastros.
⚠️Importante: a planilha precisa estar no formato de texto. No momento em que forem inseridos os dados dos funcionários, atente-se em alterar o formato da célula para o formato de texto, para que não ocorram erros no momento da importação do arquivo e para o lançamento dos dados no sistema.
Atenção também à linha 2 da planilha, pois ela contém informações que te ajudarão na inclusão dos dados dos funcionários.
As colunas A, B, C, D, E, F, H, I, J, K e L são colunas obrigatórias para os dados dos funcionários serem inseridos.
⚠️Muita atenção à coluna I, pois ela determina qual o dia da semana em que a escala se inicia. Por exemplo: o dia 1 vai ser sempre será na segunda-feira e o dia 7 sempre será o domingo e, desta forma, é necessário alocar o dia da seman de acordo com o dia em que é desejado que a escala se inicie.
As colunas G, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W e X, são campos opcionais. Esses campos são de dados relacionados à: banco de horas (caso a regra já exista cadastrada no sistema), dados pessoais do funcionário, como: RG, Telefone celular. E informações cadastrais, como: CTPS, Função exercida pelo empregado, departamento onde o funcionário trabalhará, PIS.
⚠️Muita atenção à coluna G, pois ela pode se tornar um campo obrigatório caso o empregador cadastrado possua CEI, CNO ou CAEPF. As colunas O e P também são importantes, caso o líder direto do funcionário já esteja cadastrado no sistema.
Da coluna Y até a coluna AN, também são campos opcionais. Esses campos são relacionados à configuração de pontos e benefícios dos empregados. Aqui existem alguns campos importantes a serem levados em consideração, como por exemplo a coluna AD, que se refere a possibilidade de marcação de ponto por selfie.
Da coluna AO até a coluna AS, também são campos opcionais. Porém aqui, serão criados os logins, senhas e permissões de sistema para acesso dos empregados ao sistema de gestão Pontotel, além de acesso aos apps: Bate Ponto e Pontotel Gestão.
Inserindo essas informações, o cadastro do empregado estará atrelado a um cadastro de usuário para acesso ao sistema. Sempre verifique a maneira como os funcionários farão as marcações de ponto e se eles terão acesso ao sistema para visualização de folha, realização de travamentos, etc, pois a permissão do usuário que você inserir definirá o nível de acesso que ele terá ao sistema.
⚠️Atenção: a coluna AO é um campo de extrema importância. Caso os funcionários tenham acesso ao sistema e aos aplicativos para realizarem a marcação de ponto, o "Sincronizar com REP-P" deve estar ativo. Neste caso, a sinalização para essa informação é feito com a letra "S".
Para qualquer mudança em massa que envolva o cadastro do funcionário, é possível a alteração. Desde a mudança de escala até a inclusão de configuração de pontos e benefícios. Na planilha, clique na aba "Atualizar" para inserir os dados dos funcionários que você deseja atualizar.
⚠️Lembrando: a atualização dos cadastros de usuário dos funcionários leva em consideração que o cadastro já exista dentro do sistema, então fique atento aos campos obrigatórios e opcionais na planilha.
Em relação ao campo obrigatório, somente a coluna A é obrigatória para inclusão dos dados dos funcionários, no qual será somente a senha PIN que o funcionário utiliza para realizar a marcação de ponto. Utilize códigos diferentes para os funcionários, para que a importação funcione corretamente.
As colunas B e C são campos opcionais. Caso algum dado não tenha sido enviado no momento do cadastro do empregado, é só inserir por aqui.
Da coluna D até a coluna T são campos para atualização do cadastro. Por exemplo: atualização de regra de banco de horas dos funcionários que não possuiam a regra cadastrada, dia de início de uma nova escala, atualização de data inicial da folha de ponto
Da coluna U até a coluna AA são campos opcionais para atualização do cadastro na folha do funcionário. Essas informações aparecerão na folha do funcionário no momento em que for realizado a extração da folha de ponto.
Da coluna AB até a coluna AS são campos opcionais para atualização de configuração de pontos e benefícios do funcionário.
"E se eu quiser realizar uma demissão em massa? Eu consigo?"
Sim. Na aba "Demitir", é possível realizar a demissão em massa dos funcionários incluindo as informações dentro das coluna A até a coluna E.
Da coluna A até a coluna E, serão inseridos os dados para identificação do funcionário que será desligado, além da data de desligamento e motivo do desligamento. Lembre-se de verificar os motivos disponíveis no sistema para inclusão dentro da planilha.
Com o arquivo salvo, volte ao sistema de gestão Pontotel, e siga o caminho: gestão > relatórios e registros > I05 - Importadores de arquivos (Empregados e Usuários). Clique no ícone de clips para incluir o arquivo que você acabou de salvar. Após incluir, clique em importar e aguarde a importação ser realizada.
Ao finalizar a importação, verifique no caminho: cadastros > empregados se o cadastro de empregado do funcionário foi criado, atualizado ou se a demissão do funcionário no sistema ocorreu de maneira correta. Para visualizar se houve a demissão, clique em mostrar e selecione a opção "desligados".
⚠️Outro aviso importante⚠️
Toda a alteração feita pelo importador não poderá ser desfeita quando lançada no sistema. Caso alguma importação tenha sido lançada de forma errada, será necessário a alteração de forma manual.
Para saber mais sobre como lançar férias, dispensas ou afastamentos, siga a nossa aba Dispensas, Férias e Afastamentos dentro do nosso blog de suporte.
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