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Como utilizar o Gerenciamento de Arquivos

A funcionalidade Gerenciamento de Arquivos foi desenvolvida para centralizar, organizar e tornar mais eficiente o fluxo de documentos da sua empresa. Com ela, você pode enviar arquivos para assinatura ou aprovação, acompanhar o status em tempo real e manter tudo armazenado com total segurança. Na prática, isso significa que é possível, por exemplo, encaminhar o espelho de ponto ou o holerite para um colaborador diretamente pelo sistema e ter o aceite registrado de forma digital e válida, sem burocracia e sem papel.


O que é possível fazer com essa ferramenta:

  • Solicitar assinaturas digitais de usuários do sistema.
  • Centralizar documentos importantes (PDF, PNG, JPG) em um único local.
  • Acompanhar o status de cada pedido (pendente, aprovado, reprovado, arquivado).
  • Auditar o processo, visualizando quem aprovou, quando, onde e de qual IP.


Neste artigo, você aprenderá como criar pedidos, solicitar aprovações e gerenciar o histórico de documentos.


Permissões de acesso


Antes de começar, certifique-se de que o seu perfil de usuário possui a permissão necessária.

  • Acesse Admin > Perfil de Permissões.
  • Acesse a(s) permissão(ões) que necessita(m) criar ou receber os arquivos.
  • A permissão de "gerenciamento de arquivos" é responsável pela funcionalidade e cada nível de permissão está associado a ações diferentes.
    • Consulta/ver: Pode aprovar arquivos e necessário para ter acesso à tela ‘Gerenciamento de arquivos’ no menu ‘gestão’
    • Criar/editar: Pode realizar o pedido de aprovação de um pedido
    • Excluir: Pode arquivar um pedido



⚠️ Atenção: Se a funcionalidade não estiver visível no menu 'Gestão', é porque ela ainda não está habilitada no seu sistema. Para ativá-la, basta entrar em contato com nosso time de Suporte e solicitar a liberação.


Como criar um novo pedido


Para enviar um documento para aprovação, siga o passo a passo:


  1. No menu lateral, clique em Gestão e selecione Gerenciamento de arquivos.



  1. No canto superior direito, clique no botão Novo arquivo.



  1. Preencha as informações do formulário:
  • Arquivos (obrigatório): anexo de um ou mais arquivos em qualquer formato.
  • Prazo (obrigatório): definição de um prazo máximo para aprovação do arquivo, passado esse prazo o pedido expira e será necessário fazer um novo pedido (print abaixo).
  • Descrição do pedido (opcional): campo de texto para uma descrição geral do arquivo.
  • Usuário do arquivo (obrigatório): define quem é o dono do arquivo, ou seja, usuário que será associado ao arquivo, seu aceite/rejeição é obrigatória.
  • Mensagem customizada (opcional): campo de texto para incluir mensagem de confirmação do pedido.
  • Categoria (obrigatório): motivo padrão para classificar o pedido. Saiba mais sobre motivos padrão neste artigo.
  • flag ‘Requisitar aceite de outros usuários’ (opcional): define outros usuários que precisam aprovar esse pedido juntamente com o usuário ‘dono do arquivo’.



  1. Finalize clicando em "adicionar".


  1. Após criar o pedido, os usuários indicados para responder poderão visualizar na mesma tela (gerenciamento de arquivos).


Como fazer a gestão do arquivo


Aprovação/recusa do pedido


  1. Após o pedido realizado, o usuário responsável por analisar e responder poderá visualizá-lo na tela de "Gerenciamento de Arquivos".


  1. Ao clicar no arquivo, é possível baixá-lo (ícone de seta para baixo), ou aprovar/recursar o pedido, clicando no botão "ver e aceitar arquivo".



  1. Ao clicar em "ver e aceitar pedido", o usuário consegue aceitar ou recusar um documento, visualizá-lo e consultar o restante das informações do pedido.


  1. Para aceitar ou rejeitar, basta clicar no botão correspondente, mas para os casos de rejeição será necessário incluir uma justificativa para tal ação


  1. É obrigatório marcar a flag de consentimento da resposta em qualquer resposta ao arquivo.



  1. Para os casos em que existem mais usuários direcionados para aprovação, o pedido apresenta o histórico de resposta de cada usuário na opção ‘ver informações adicionais’.



Em resumo, existem algumas regras importantes destacadas abaixo:

  • Aprovação do ‘dono do arquivo’ é obrigatória;
  • Se houver mais de uma pessoa para aprovar, será necessário a aprovação de todos para que o status fique ‘aprovado’;
  • Se pelo menos uma pessoa reprovar o arquivo, não será mais possível aprovar ele e o status geral será ‘reprovado’;
  • Para aprovar o arquivo é necessário concordar com a condição do pedido;
  • Para reprovar o arquivo é necessário concordar com a condição do pedido e adicionar uma justificativa
  • Quando o pedido é aprovado ou reprovado, as informações de quem respondeu (usuário, e-mail, data e horário, endereço IP, código verificador, justificativa de reprovação, se houver) ficam salvas e podem ser consultadas a qualquer momento no arquivo


Arquivar pedidos


  1. O usuário que realizou a criação do pedido pode arquivá-lo, porém só é possível quando o arquivo ainda está pendente. Para os casos em que o pedido já teve resposta ou foi expirado, a opção de arquivar não aparece.



O módulo de Gerenciamento de Arquivos é mais do que um repositório digital; é uma ferramenta estratégica para modernizar o seu RH. Ao centralizar documentos e digitalizar assinaturas, você elimina a burocracia do papel, ganha velocidade nos processos e garante a segurança jurídica que a sua empresa precisa.


Caso ainda tenha dúvidas ou precise de auxílio, entre em contato com o nosso time de Suporte pelo chat integrado ao site Pontotel Gestão ou pelo WhatsApp!

Atualizado em: 08/01/2026

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