Como utilizar o módulo de Solicitações?

O módulo de solicitações é uma ferramenta indispensável para garantir um controle eficiente e transparente sobre os eventos que impactam as folhas de ponto dos colaboradores. Ele permite que determinadas ações sejam revisadas e aprovadas antes de sua aplicação definitiva, assegurando maior conformidade e precisão nos registros.

Entre os eventos que podem gerar solicitações estão:

• Correções de ponto;
• Dispensas;
• Suspensões;
• Conversões de horas em banco de horas;
• Alterações de escala;
• Pedidos de férias.

Com um design moderno e filtros otimizados, o módulo centraliza todo o gerenciamento de solicitações, proporcionando mais governança e agilidade tanto para gestores quanto para equipes de RH. Confira abaixo como configurar e aproveitar essa funcionalidade.

Benefícios do módulo de solicitações

• Controle centralizado: Todas as solicitações são gerenciadas em um único lugar, facilitando o acompanhamento e a auditoria.
• Transparência: Permite que as regras sejam configuradas para que determinados perfis aprovem ou reprovem solicitações.
• Flexibilidade: As regras podem ser personalizadas para locais, empregados, perfis de usuário ou toda a empresa.
• Segurança: Bloqueios podem ser configurados para impedir alterações em eventos antigos ou fora de prazo.

Passo a passo para utilizar o módulo de Solicitações

1. Habilite o módulo

• Certifique-se de que o módulo está ativado no menu gestão.

• Se a opção exibida no print acima não estiver disponível, entre em contato com nossa equipe para verificar se a funcionalidade está incluída no plano contratado. Caso esteja, solicite a ativação do módulo.

2. Configure as permissões

• Primeiramente, acesse o módulo de permissões em admin > permissões, e habilite as opções correspondentes aos perfis que terão acesso à funcionalidade desejada. Para cada tipo de evento (como dispensa ou correção de ponto), ajuste as permissões de acordo com as necessidades específicas de cada perfil.

  • Exemplo: Para que um determinado perfil possa visualizar a opção de dispensa na folha, habilite a permissão "ver". Caso deseje que o perfil possa lançar ou editar dispensas, habilite a opção "criar/editar". Por fim, para permitir que o perfil possa remover dispensas já lançadas, habilite a permissão "excluir".

    Com as três opções selecionadas, a opção para lançamento de dispensa ficaria dessa forma:

3. Crie regras de aprovação

• No menu superior, vá em admin e selecione regras de aprovação.

• Clique em criar nova regra.

3.1. Defina os parâmetros da regra

• Nome da regra: Defina um nome que identifique a regra de aprovação.
• Tipo de evento: Escolha o tipo de evento que será gerenciado por esta regra de aprovação. Entre os tipos de eventos disponíveis estão:
  • Correção de ponto: Lançamentos e/ou exclusões de pontos manuais ou reais.
  • Dispensa: Inclusão de atestados médicos ou justificativas de ausência.
  • Suspensão: Lançamento ou remoção de suspensões.
  • Transferência de apontamentos em BH: Conversão de horas para banco de horas.
  • Alteração de escala: Modificações na escala de trabalho do colaborador.
• Dica: Para os eventos "dispensa" e "suspensão", é possível definir que a regra seja aplicada somente para determinados motivos.
• Quando for lançado: Selecione o critério que determinará quando a regra será aplicada. As opções disponíveis são:
  • Pelos perfis de usuário: A regra será ativada quando usuários de perfis específicos realizarem lançamentos.
  • Para alguns locais: Aplicada a eventos lançados por colaboradores de locais de trabalho específicos.
  • Para alguns empregados: Restringida a eventos lançados para determinados colaboradores.
  • Para grupos: Aplicada a eventos lançados em locais associados a grupos específicos.
  • Para todo local/empregado: Abrange todos os eventos lançados na empresa.
• Limite de dias para lançamento de solicitações após a data do evento: Defina o período máximo para o lançamento de solicitações a partir da data do evento. Por exemplo:
  • Se configurado como "5" dias, solicitações só poderão ser lançadas até 5 dias após o evento.
  • Caso configurado como "sem limite", não haverá restrição de prazo para o lançamento.
• Aprovar automaticamente as solicitações geradas pela regra: Quando ativada, todas as solicitações geradas com base nesta regra serão aprovadas automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual. Essa configuração agiliza processos para eventos com menor complexidade.
• Pré-registrar eventos e cálculos resultantes no sistema enquanto a solicitação estiver pendente: Ao ativar esta opção, os eventos lançados aparecerão na folha de ponto como pré-registrados, mesmo que ainda estejam pendentes de aprovação. Caso sejam aprovados, o registro será mantido. Se reprovados, o registro será removido e os apontamentos serão recalculados.
• Bloquear respostas a pedidos em [X] Dias a partir da data em que o pedido foi gerado: Define o prazo máximo para que uma solicitação seja respondida (aprovada ou reprovada). Após esse período, as solicitações pendentes são bloqueadas e não podem mais ser respondidas.

• Permitir que usuários sem perfil de RH respondam às solicitações geradas por essa regra: Quando ativada, permite que, além de usuários com permissão de RH, usuários com outras permissões como supervisores ou gerentes, aprovem ou reprovem solicitações.

  Ao habilitar essa opção, também poderá ser definido o limite de solicitações que o perfil selecionado poderá responder por mês.

Para finalizar a configuração da regra, clique em salvar.

4. Acompanhe e gerencie solicitações

Agora é o momento de analisar e aprovar ou reprovar as solicitações geradas. Para acessar o módulo de solicitações, vá em gestão no menu superior, e selecione a opção solicitações.

4.1. Faça os filtros de busca

• Tipo de evento: Escolha o tipo de evento a ser exibido, como correção de ponto ou dispensa. A opção "todos" mostra todos os eventos.
• Status: Filtra por status das solicitações, como pendentes, aprovadas, reprovadas, com erros, canceladas ou todas.
• Período (Início e Término): Restringe as solicitações ao intervalo de datas especificado.
• Filtrar por: Define o critério de busca, como locais de trabalho, empregados, grupos ou perfis.
  • A depender do filtro escolhido, no campo seguinte selecione os locais de trabalho, empregados, grupos ou perfis que deseja verificar.
• Finalize clicando em buscar.

4.2. Faça o gerenciamento das solicitações

Lista de solicitações

• A tela apresenta uma lista com as solicitações, divididas em colunas com as seguintes informações:
  • Data: Exibe o dia correspondente à solicitação registrada.
  • Empregado: Nome do colaborador que gerou ou está vinculado à solicitação.
  • Tipo: Tipo de evento solicitado, como correção de ponto, dispensa ou alteração de escala.
  • Solicitação: Descrição do evento solicitado, como "adicionar ponto de entrada às 08:15".
  • Motivo: Razão apresentada pelo colaborador ou gestor, por exemplo, "Esqueceu de bater ponto".

Ações individuais

• Cada solicitação pode ser selecionada para análise detalhada, com diversas outras informações, como quem fez a solicitação, ou qual a regra de aprovação utilizada no caso. Dentro do detalhamento, é permitido que o gestor ou RH aprove ou reprove a solicitação individualmente.
  • Caso a solicitação seja aprovada, é permitido colocar um motivo para a aprovação.
  • Caso a solicitação seja reprovada, é obrigatório colocar um motivo para a reprovação.

Ações em massa

• Acima da lista de solicitações, os botões permitem realizar ações de forma coletiva para todas as solicitações pendentes exibidas na lista (na qual mostra até 10 solicitações por vez):
  • Reprovar os pendentes: reprova todas as solicitações exibidas na tela atual.
  • Aprovar os pendentes: aprova todas as solicitações exibidas na tela atual.
• Além das ações em massa, é possível gerar um arquivo com o resultado da análise, contendo informações das solicitações filtradas.

5. Verifique o status da solicitação na folha de ponto

Após realizar a aprovação ou reprovação das solicitação, é possível verificar o status diretamente na folha de ponto do colaborador. Siga os passos abaixo:

• Acesse a folha de ponto do colaborador relacionado à solicitação.
• Localize o dia referente à solicitação analisada.
• Verifique o ícone exibido na linha do evento:

  • Solicitação aprovada: O ícone abaixo indica que o evento foi aceito e aplicado à folha.

    

  • Solicitação reprovada: O ícone abaixo será exibido, e o evento não será considerado no cálculo da folha.

    

  • Solicitação pendente: O ícone abaixo será exibido, indicando que a solicitação ainda precisa ser respondida.

    

Gerenciar as solicitações é fundamental para garantir a precisão e a transparência nos registros da folha de ponto. A funcionalidade permite descentralizar tarefas, possibilitando que supervisores ou outros perfis realizem lançamentos diretamente no sistema. Ainda assim, todas as ações podem ser validadas por gestores ou RH, assegurando que o controle e a conformidade sejam mantidos. Com opções para aprovações e reprovações individuais ou em massa, além da geração de relatórios detalhados, essa ferramenta otimiza o fluxo de trabalho e promove maior organização no processo.

Para mais orientações, consulte os artigos relacionados abaixo ou acesse nosso site de suporte.