Conheça o módulo: Timesheet (Gestão de Atividades)

Na Pontotel, acreditamos que a tecnologia não é um fim, mas um meio de tornar as relações de trabalho mais humanas e transparentes. Sabemos que garantir o registro de ponto correto é fundamental para a segurança jurídica e para o fechamento da folha. Mas, e se pudéssemos ir um passo além?

E se, além de saber quanto tempo sua equipe trabalhou, você pudesse entender exatamente como esse tempo foi investido?

É com essa visão de futuro que apresentamos o módulo Timesheet (a evolução do nosso antigo "Aloque"). Uma ferramenta desenhada para transformar horas trabalhadas em métricas de produtividade e custeio, respondendo à pergunta de ouro da gestão moderna: "No que o colaborador trabalhou durante a sua jornada?"

O que é o Timesheet?

O Timesheet é o módulo de gestão de atividades e projetos da Pontotel. Ele funciona de forma integrada à nossa plataforma de ponto, criando uma ponte inteligente entre a Jornada Legal (o registro de entrada e saída) e a Produtividade Real (a alocação de horas em tarefas específicas).

Enquanto o registro de ponto foca na frequência e na legislação, o Timesheet foca na estratégia. Com ele, é possível:

• Planejar a alocação da equipe em diferentes clientes e projetos.
• Confrontar o Planejado x Realizado, garantindo que o tempo investido esteja alinhado às prioridades.
• Calcular custos reais de projetos, cruzando o valor da hora do colaborador (baseado na folha) com o tempo dedicado a cada atividade (Capex/Opex).

Para quem é indicado?

Essa solução foi criada para gestores e empresas que precisam de visibilidade detalhada sobre a operação. É ideal para:

• Setor de Serviços e Consultorias: Para saber exatamente quantas horas foram dedicadas a cada cliente.
• Equipes de Projetos (TI, Marketing, Engenharia): Para acompanhar o andamento de entregas e o consumo de horas do orçamento.
• Instituições de Ensino: Para gerenciar a alocação de professores em atividades de classe, planejamento ou reuniões pedagógicas.

Neste artigo completo, vamos guiar você por todas as funcionalidades dessa ferramenta poderosa: desde o acesso inicial até a gestão avançada de indicadores.

Vamos transformar a maneira como sua empresa enxerga o tempo?

Acesso e primeiros passos: entendendo a lógica

Para tirar o melhor proveito do Timesheet, precisamos alinhar como a ferramenta organiza as informações. Diferente de uma simples lista de tarefas, o sistema cruza quem está fazendo, onde o esforço está sendo aplicado e o que exatamente está sendo feito.

Como acessar

A flexibilidade faz parte da nossa cultura. Por isso, você pode acessar o Timesheet de duas formas, dependendo da sua rotina:

• Via Web (Computador): Ideal para momentos de planejamento ou análise de relatórios mais densos. Basta acessar o endereço: aloque.pontotel.com.br.
• Via Aplicativo (Mobile): Perfeito para a correria do dia a dia. Diretamente no app Gestão da Pontotel, você consegue lançar atividades assim que elas acontecem, garantindo que nenhuma informação se perca. Faça o download do aplicativo no link correspondente ao dispositivo utilizado:
• • Android
  • IOS (Apple)

A Estrutura do Timesheet: Profissional, Projeto e Atividade

Para que o sistema gere inteligência sobre a produtividade, ele precisa que cada lançamento responda a três perguntas básicas. Vamos entender o conceito de cada peça dessa engrenagem:

1. O Profissional (Quem?)

É o ponto de partida. No sistema, o profissional é o colaborador que executará a atividade. O Timesheet é individual e intransferível, pois ele está conectado diretamente ao seu registro de ponto.

2. O Projeto (Onde?)

É o contexto macro do trabalho. O projeto representa o objetivo maior ou o centro de custo onde suas horas serão alocadas. Um projeto pode ser um evento específico, um contrato de longo prazo ou um departamento.

• Exemplo Educacional: Campanha de Vestibular 2025 ou Turma 03 - Medicina

3. A Atividade (O que?)

É a ação específica, a tarefa "mão na massa" realizada dentro do projeto. É aqui que detalhamos a natureza do trabalho. Isso é crucial para diferenciar momentos de execução, planejamento ou burocracia.

• Exemplo Educacional: Correção de Provas, Prática de Integração ou Aula de Anatomia.

Exemplo prático

Para visualizar melhor, imagine a rotina de um Professor (Profissional):

Cenário A:

• Projeto: Ensino Médio - 3º Ano
• Atividade: Ministrar Aula de História

Cenário B:

• Projeto: Feira de Ciências Anual
• Atividade: Reunião de Alinhamento

Ao categorizar corretamente, o sistema consegue, no final do mês, dizer não apenas que o professor trabalhou 40 horas, mas que 30 horas foram em sala de aula (atividade fim) e 10 horas em projetos extracurriculares.

Acompanhamento e lançamento de Atividades

O Calendário de Alocação é o seu painel de controle. Mas, para dominá-lo, você precisa entender a principal dinâmica da ferramenta: a diferença entre o que estava na agenda e o que realmente aconteceu.

Planejado vs. Realizado

No Timesheet, trabalhamos com dois tempos verbais:

1. O Planejado (Agenda): É a sua previsão. No contextoeducacional, são as aulas que estão na grade, as reuniões marcadas ou o tempo reservado para correção de provas. No calendário, essas atividades aparecem como compromissos agendados, aguardando confirmação.
2. O Realizado (Execução): É o que aconteceu de fato. É aqui que o sistema cruza com o seu ponto batido. Se a aula programada para acabar às 10h00 se estendeu até às 10h15, é no "Realizado" que essa informação fica registrada.

Por que isso importa? O confronto entre esses dois mundos gera o indicador de Aderência. Se você planeja 100% do tempo e executa algo totalmente diferente, o sistema aponta essa divergência para ajudar na gestão futura.

Como agendar uma atividade (Planejamento)

• No calendário Web, clique na seta ao lado do botão "lançar atividades". Depois selecione "lançar atividades planejadas"

• Preencha a atividade, profissional que a realizará, data de início, horário de início, a duração da atividade, se ela se repete (e em quais dias), a data de fim da atividade, e em qual projeto a atividade estará alocada.

• O bloco aparece no calendário com o status de "Planejado" (bloco sem cor). Ele ainda não conta como hora trabalhada, apenas como reserva de tempo.

Como lançar uma atividade (já realizada)

• No calendário Web, clique no botão "lançar atividades".

• Preencha a atividade, profissional que a realizou, data e horário de início, data e horário de fim da atividade, se foi utilizado algum recurso e qual a quantidade, e de qual projeto a atividade faz parte.

• O bloco aparece no calendário com o status de "Realizada sem Planejamento" (bloco vermelho). Ele conta como hora trabalhada.

Mobilidade Total: Gerenciando Atividades pelo App

Sabemos que a rotina escolar não acontece apenas na frente do computador. Professores estão em sala, coordenadores circulam pelos corredores e equipes de manutenção estão em campo. Por isso, levamos a potência do Timesheet para a palma da sua mão com o App Pontotel Gestão.

Aqui, o foco é a agilidade. Veja como transformar seu celular em uma ferramenta de registro em tempo real.

Visualizar atividades planejadas

No aplicativo gestão, é possível acessar a agenda pessoal de atividades planejadas e realizadas. Ao logar com um usuário que registra atividades (ou seja, possui profissional relacionado), o usuário verá na tela inicial o carrossel com as visões “ontem”, “hoje” e “amanhã”:

• Ontem: Lista todas as atividades realizadas no dia anterior.

• Hoje: Lista todas as atividades planejadas ou realizadas hoje
• • A atividade em curso fica no topo da lista
  • As atividades planejadas ficam logo a baixo, da que tem o horário mais cedo no topo até a que tem o horário mais tarde embaixo. Atividades planejadas podem ser isoladas ou sequências. Caso trate-se de uma sequência, ficará indicado como “X módulos” no topo do card da atividade.
  • As atividades realizadas no dia ficam em baixo, numa lista separada de “atividades finalizadas” e exibem as ocorrências caso tenham. Na lista de atividades finalizadas também é possível clicar para ver mais informações da atividade e/ou inserir justificativa.

• Amanhã: Lista todas as atividades planejadas para amanhã

Registrar atividade planejada

Para iniciar uma atividade planejada, basta clicar no “símbolo de play” ao lado direito do card da atividade planejada: 

A atividade passará para o status de “em curso” e exibirá uma barra de progresso para acompanhamento da sua evolução.

Para registrar o fim da atividade, basta clicar no “símbolo de stop” ao lado direito ou em “finalizar atividade”, no botão vermelho acima: 

A atividade finalizada passará para a lista na parte inferior do app e, caso tenha sido realizada de forma diferente do planejado (mais curta, mais longa ou sem planejamento), o sistema sinalizará uma ocorrência.

Informações da Atividade realizada sem justificativa

É possível ver mais informações sobre a atividade clicando sobre ela. Na página de detalhes, será possível visualizar:

• Tipo de atividade e projeto
• Data e hora de início
• Duração planejada ou padrão
• Duração realizada
• Ocorrência (se houver)
• Justificativa (se houver)

Também é possível inserir ou alterar a justificativa da atividade, clicando no lápis em frente de “sem justificativa”:

Gestão Estratégica: onde os dados viram decisão

Se o preenchimento das atividades é o "coração" do sistema, a aba de Estatísticas é o "cérebro". É aqui que gestores, diretores e coordenadores conseguem sair do "achismo" e entender, com dados reais, como a organização investe seu ativo mais valioso: o tempo.

A Aba Estatísticas: Seu Aliado na Gestão

Ao acessar a seção de estatísticas, é possível verificar quantidade de horas planejadas e realizadas consolidadas por dia. Também é possível selecionar quais projetos deseja visualizar os dados, no canto superior direito da tela.

A implementação do Timesheet da Pontotel é mais do que uma mudança de ferramenta; é uma mudança de cultura.

Saímos da era do "controle de ponto" tradicional, focado apenas em cumprir a lei, para a era da Gestão de Eficiência. Ao dar visibilidade para onde o tempo vai, empoderamos colaboradores a serem donos de suas rotinas e gestores a serem estrategistas de seus recursos.

Seja para garantir que um professor tenha tempo hábil para planejar suas aulas ou para assegurar que um projeto de engenharia não estoure o orçamento, o Timesheet é a bússola que faltava.

Caso tenha dúvidas sobre a ferramenta, queira agendar uma demonstração ou contratar o módulo, preencha este formulário e nossa equipe entrará em contato com você.

Atualizado em: 22/12/2025