> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://suporte.pontotel.com.br/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Como utilizar o Gerenciamento de Arquivos A funcionalidade **Gerenciamento de Arquivos** foi desenvolvida para centralizar, organizar e tornar mais eficiente o fluxo de documentos da sua empresa. Com ela, você pode enviar arquivos para assinatura ou aprovação, acompanhar o status em tempo real e manter tudo armazenado com total segurança. Na prática, isso significa que é possível, por exemplo, encaminhar o espelho de ponto ou o holerite para um colaborador diretamente pelo sistema e ter o aceite registrado de forma digital e válida, sem burocracia e sem papel. O que é possível fazer com essa ferramenta: * **Solicitar assinaturas** digitais de usuários do sistema. * **Centralizar documentos** importantes (PDF, PNG, JPG) em um único local. * **Acompanhar o status** de cada pedido (pendente, aprovado, reprovado, arquivado). * **Auditar o processo**, visualizando quem aprovou, quando, onde e de qual IP. Neste artigo, você aprenderá como criar pedidos, solicitar aprovações e gerenciar o histórico de documentos. --- ### Permissões de acesso Antes de começar, certifique-se de que o seu perfil de usuário possui a permissão necessária. * Acesse **Admin > Perfil de Permissões.** * Acesse a(s) permissão(ões) que necessita(m) criar ou receber os arquivos. * A permissão de "gerenciamento de arquivos" é responsável pela funcionalidade e cada nível de permissão está associado a ações diferentes. * **Consulta/ver**: Pode aprovar arquivos e necessário para ter acesso à tela ‘Gerenciamento de arquivos’ no menu ‘gestão’ * **Criar/editar**: Pode realizar o pedido de aprovação de um pedido * **Excluir**: Pode arquivar um pedido ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/8/7/ce87d16ae4000000/image_rxtkwe.png =626xauto) ||| ⚠️ Atenção: Se a funcionalidade não estiver visível no menu 'Gestão', é porque ela ainda não está habilitada no seu sistema. Para ativá-la, basta entrar em [contato](https://api.whatsapp.com/send/?phone=551131852700&text&type=phone_number&app_absent=0) com nosso time de Suporte e solicitar a liberação. --- ### Como criar um novo pedido Para enviar um documento para aprovação, siga o passo a passo: 1. No menu lateral, clique em **Gestão** e selecione **Gerenciamento de arquivos**. 2. No canto superior direito, clique no botão **Novo arquivo**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/8/7/ce87d16ae4000000/image_1ts44kf.png =159xauto) 3. Preencha as informações do formulário: * **Arquivos ***(obrigatório)*: anexo de um ou mais arquivos em qualquer formato. * **Prazo** *(obrigatório)*: definição de um prazo máximo para aprovação do arquivo, passado esse prazo o pedido expira e será necessário fazer um novo pedido (print abaixo). * **Descrição do pedido ***(opcional)*: campo de texto para uma descrição geral do arquivo. * **Usuário do arquivo ***(obrigatório)*: define quem é o dono do arquivo, ou seja, usuário que será associado ao arquivo, seu aceite/rejeição é obrigatória. * **Mensagem customizada ***(opcional)*: campo de texto para incluir mensagem de confirmação do pedido. * **Categoria ***(obrigatório)*: motivo padrão para classificar o pedido. Saiba mais sobre motivos padrão [neste artigo](https://suporte.pontotel.com.br/pt-br/article/como-criar-motivos-padrao-para-eventos-ou-correcao-de-ponto-n479bj/). * **flag ‘Requisitar aceite de outros usuários’ ***(opcional)*: define outros usuários que precisam aprovar esse pedido juntamente com o usuário ‘dono do arquivo’. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/8/7/ce87d16ae4000000/image_4ii3py.png) 4. Finalize clicando em "adicionar". 5. Após criar o pedido, os usuários indicados para responder poderão visualizar na mesma tela (gerenciamento de arquivos). --- ### Como fazer a gestão do arquivo ###### Aprovação/recusa do pedido 1. Após o pedido realizado, o usuário responsável por analisar e responder poderá visualizá-lo na tela de "Gerenciamento de Arquivos". ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/8/7/ce87d16ae4000000/image_1jq880d.png) 2. Ao clicar no arquivo, é possível baixá-lo (ícone de seta para baixo), ou aprovar/recursar o pedido, clicando no botão "ver e aceitar arquivo". ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/8/7/ce87d16ae4000000/image_1qaddao.png) 3. Ao clicar em "ver e aceitar pedido", o usuário consegue aceitar ou recusar um documento, visualizá-lo e consultar o restante das informações do pedido. 4. Para aceitar ou rejeitar, basta clicar no botão correspondente, mas para os casos de rejeição será necessário incluir uma justificativa para tal ação 5. É obrigatório marcar a flag de consentimento da resposta em qualquer resposta ao arquivo. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/8/7/ce87d16ae4000000/image_10rp50.png) 6. Para os casos em que existem mais usuários direcionados para aprovação, o pedido apresenta o histórico de resposta de cada usuário na opção ‘ver informações adicionais’. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/8/7/ce87d16ae4000000/image_1oyz7xx.png) **Em resumo, existem algumas regras importantes destacadas abaixo:** * Aprovação do ‘dono do arquivo’ é obrigatória; * Se houver mais de uma pessoa para aprovar, será necessário a aprovação de todos para que o status fique ‘aprovado’; * Se pelo menos uma pessoa reprovar o arquivo, não será mais possível aprovar ele e o status geral será ‘reprovado’; * Para aprovar o arquivo é necessário concordar com a condição do pedido; * Para reprovar o arquivo é necessário concordar com a condição do pedido e adicionar uma justificativa * Quando o pedido é aprovado ou reprovado, as informações de quem respondeu (usuário, e-mail, data e horário, endereço IP, código verificador, justificativa de reprovação, se houver) ficam salvas e podem ser consultadas a qualquer momento no arquivo ###### Arquivar pedidos 1. O usuário que realizou a criação do pedido pode arquivá-lo, porém só é possível quando o arquivo ainda está pendente. Para os casos em que o pedido já teve resposta ou foi expirado, a opção de arquivar não aparece. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/8/7/ce87d16ae4000000/image_ru8w00.png) --- O módulo de **Gerenciamento de Arquivos** é mais do que um repositório digital; é uma ferramenta estratégica para modernizar o seu RH. Ao centralizar documentos e digitalizar assinaturas, você elimina a burocracia do papel, ganha velocidade nos processos e garante a segurança jurídica que a sua empresa precisa. Caso ainda tenha dúvidas ou precise de auxílio, entre em contato com o nosso time de Suporte pelo chat integrado ao [__site Pontotel Gestão__](https://gestao.pontotel.com.br/#/cognito/login) ou pelo [__WhatsApp__](https://api.whatsapp.com/send/?phone=551131852700&text&type=phone_number&app_absent=0)!